Zarządzanie zespołem Zarządzanie efektywnością zespołu pracującego na home office

31 marca 2020, Eksperci OSKAR&CO

Zarządzanie efektywnością zespołu pracującego na home office

Jak poradzić sobie z realizacją celów firmy przy jednoczesnym zapewnieniu sobie oraz pracownikom wewnętrznego komfortu pracy?

 

Zaskakująca fala tsunami Home Office

Home office, czyli specjalny tryb wykonywania obowiązków zawodowych z miejsca zamieszkania, coraz bardziej zyskiwał na popularności  w ciągu ostatnich kliku lat. Jednak w ostatnich tygodniach stał się koniecznością i powszechnym zjawiskiem. O ile wcześniej długotrwały home office dotyczył głównie kierowników wyższego szczebla, często mocno ukierunkowanych na cele, posiadających mocną świadomość firmy oraz silnie rozwinięte umiejętności zarządzania sobą, to obecnie z nowym wyzwaniem przyszło się mierzyć ludziom o różnorodnym poziomie zaszeregowania pracowniczego. Silna dynamika wydarzeń, zmuszających firmy do wysłania pracowników do pracy z domu, nie pozwoliła im właściwie przygotować ludzi na ten tryb pracy. Owocem tego jest duże poczucie dyskomfortu, towarzyszące zarówno wielu pracownikom, jak i ich kierownikom. Jak zatem obie strony mogą sobie poradzić z realizacją celów firmy i zadań zachowując wewnętrzny komfort?

 

Jak ewoluowały emocje pracowników i menadżerów?

Gross pracowników średnich i dużych firm przyjęło informację konieczności zdalnej pracy z entuzjazmem. U wielu z nich pojawiły się myśli: „nie muszę tracić czasu na dojazd do pracy”, „wreszcie mogę trochę dłużej pospać”, „zaoszczędzę pieniądze, wydawane na dojazdy”, „nie będę się denerwował, stojąc w korkach”, „nie będę musiała pieczołowicie nakładać makijażu”, „wreszcie pozbyłam się odwiecznego problemu: w co się ubrać”. Jak wyjaśnia Aleksandra Jankowiak, psycholog i Partner OSKAR&CO, na początku mieliśmy do czynienia z efektem nowości, któremu towarzyszyła duża motywacja.

Jednak już po kilku pierwszych dniach pracownikom zaczął towarzyszyć niepokój, związany z aspektem kontroli ich pracy i pojawiły się myśli:

– „Widzę, że jestem efektywniejszy, pracuję 8 godzin, ale co sobie pomyśli mój szef, gdy akurat do  mnie zadzwoni, a ja akurat zrobię sobie przerwę i będę robiła obiad.”,

– „Aż głupio odejść od komputera, choć na chwilę, by rozprostować kości…”,

„Nie daj Boże w czasie rozmowy z szefem przybiegną dzieciaki, prosząc by się z nimi pobawić!”, „Mój szef może sobie pomyśleć, że nie pracuję!”,

„Pracuję dużo intensywniej, co kosztuje mnie dużo energii, dodatkowo muszę stale myśleć, co jeszcze zrobić, by było widać, że pracuję… jestem już tym zmęczony.”.

Jednocześnie u wielu menadżerów pojawiły się myśli, dotyczące osiągnięcia postawionych celów, terminowej realizacji projektów czy też skuteczności zarządzania zespołem. W konsekwencji niepewności, związanej z niedookreśleniem zasad pracy, pojawiły się emocje takie, jak: znużenie, zmęczenie i strach, a wraz z nimi spadek motywacji.

 

Przywrócić komfort i efektywność pracy!

Oskar Jankowiak, Partner OSKAR&CO, podkreśla, że menadżerowie i ich organizacje muszą spojrzeć dwutorowo na aspekt zarządzania efektywnością zespołu pracującego zdalnie. Z jednej strony należy zadbać o technikalia, dookreślając zasady zdalnej pracy, a z drugiej: zadbać o relacje na poziomie przełożony-pracownik. Tylko kompleksowe podejście pozwoli przywrócić komfort i efektywność pracy.

Analizując bieżącą sytuację oraz wsłuchując się w głos pracowników kilkudziesięciu firm, eksperci doradzają i prezentują credo dla menadżerów:

dookreśl godziny pracy, nie zapominając o wprowadzeniu pewnej elastyczności;

zadbaj, by pracownik nie czuł dyskomfortu związanego z robieniem przerw, adekwatnych do tych, z których dotychczas korzystał podczas pracy w biurze;

nie kontaktuj się z pracownikami poza ustalonymi godzinami pracy i w czasie przerw;

– zakomunikuj zasady ewidencjonowania czasu pracy oraz zgłaszania nieobecności;

– wyznacz główne zadania i cele jakie chcesz, aby były zrealizowane, pozostawiając swobodę sposobu ich wykonania;

– daj szeroką perspektywę powierzonego zadania i wyznaczonego celu, dzieląc je na małe kroki, które muszą być wykonane;

– delegując zadanie za pomocą emaila, zadbaj o przejrzystość komunikacji. Zarówno w aspekcie technicznym (cel, kontekst, efekt, termin realizacji, ewentualne dookreślenie sposobu i środków jego wykonania), jak i psychologicznym (spraw, by pracownik rozumiał twoje intencje i emocje). Idealnym dopełnieniem będzie kontakt telefoniczny, doprecyzowujący oba obszary;

– zadbaj, by zadania były SMART (skonkretyzowane – ich zrozumienie nie powinno sprawić kłopotu; mierzalne – tak sformułowane, by można było umożliwić jednoznaczną sprawdzalność ich realizacji; możliwe do osiągnięcia – zbyt ambitne cele podkopują wiarę w ich osiągnięcie i tym samym zmniejszają motywację do ich realizacji; istotne – powinny stanowić ważny krok na przód, jednocześnie muszą być istotne z punktu widzenia obecnej sytuacji oraz stanowić określoną wartość dla pracownika, które będzie je realizował; określone w czasie – powinny mieć dokładnie określony horyzont czasowy, w jakim chcemy, by były osiągnięte);

– ustal systematykę spotkań przełożony-pracownik, tzw. 1-2-1, dookreślając częstotliwość (1, 2 razy w tygodniu) oraz sposób (rozmowa telefoniczna, video konferencja);

– wyznacz daty regularnych spotkań (on-line) w większym gronie, tj. statusy z zespołem, międzywydziałowe spotkania projektowe, spotkania sprzedażowo-operacyjne i inne, które odbywały się, gdy pracowaliście w biurze. Pozwoli to na utrzymanie dotychczasowego rytmu i klimatu pracy firmy;

podsumowuj i doprecyzowuj!  Doskonale sprawdzi się tu forma tzw. minutek, sporządzanych podczas spotkania i przesłanych tuż po nim. Nadadzą one rytm pracy wprowadzając zadaniowość;

– określając formę spotkań (telefon, wideokonferencja) upewnij się i zadbaj, by każdy z uczestników miał równy dostęp do urządzeń, umożliwiających ich realizację;

wspieraj pracowników i zadbaj o obopólne zrozumienie emocji.

Jak podsumowuje Konrad Gotlib, Konsultant OSKAR&CO, takie podejście kompleksowo porządkuje aspekty pracy zdalnej, uzupełnia deficyt interakcji międzyludzkich, nadaje dynamikę pracy oraz wprowadza komfort pracy dla menadżera i pracownika, w tym trudnym okresie pracy w odosobnieniu.

 

Jesteś menadżerem zarządzającym zespołem?

Już dziś podziel się z nami swoimi spostrzeżeniami, dotyczącymi zarządzania zespołem, pracującym na home office!

biuro@oskarco.pl

 

 

Wiemy, że zmieniliśmy oblicze firm
i rozwinęliśmy managerów

Pozostaw nam swoje dane kontaktowe i już dziś dołącz do ich grona!