Efektywne spotkanie biznesowe

uchwyć jego najważniejsze momenty, jakbyś robił zdjęcia

Czy zastanawiałeś się, jak sprawić, by Twoja organizacja była efektywna i wydajna? A może miałeś ostatnio poczucie, że spotkania w firmie, w których uczestniczysz, są marnowaniem czasu pracowników i stratą pieniędzy?

Remedium na te problemy może wydawać się na pozór dość zwyczajne. W swojej tematyce zawiera elementy zarządzania organizacją, ludźmi, komunikacją i określa się je jednym, prostym słowem: minutki.

Zaskakująca etymologia wyrażająca charakter kondensacji

Jak wyjaśnia Konrad Gotlib, Konsultant OSKAR&CO, wbrew pozorom, określenie minutki nie ma wiele wspólnego z czasem, bowiem odnosiło się początkowo do słowa mały. Co zaskakujące, w tym sensie minutki po raz pierwszy pojawiły się na początku XVIII wieku! Prawdopodobnie było to nawiązanie do łacińskiego wyrażenia minuta scriptura, które oznacza drobne zapiski. Można odnaleźć także odwołania do znaczenia tego słowa jako zapisków o charakterze roboczym.

Minutki swoim charakterem odnoszą się do poczucia kondensacji i wyrażają coś małego, ale ważnego. Coś, co ma być zaczątkiem do rozwinięcia i dalszych działań. Ważne jest w nich uchwycenie istoty spotkania w tym takich szczegółów, jak:

podejmowane decyzje (złożone wnioski, głosy itp.);
planowane, kolejne kroki;
identyfikacja i śledzenie elementów akcji;

Takie minutki są konkretnie sprecyzowanym zapisem spotkania dla jego uczestników i źródłem informacji dla innych członków firmy, którzy nie byli w stanie w nim uczestniczyć. W niektórych przypadkach taki protokół może służyć jako punkt odniesienia np.:

gdy wyniki spotkania wpływają na inne wspólne działania lub projekty w organizacji;
mogą służyć do powiadamiania (lub przypominania) osobom o przydzielonych im zadaniach i / lub terminach;

Spotkanie wyrażone pieczołowicie wybranymi zdjęciami

Jak radzi Oskar Jankowiak, Partner i Konsultant OSKAR&CO, podchodząc do sporządzania minutek warto pomyśleć o nich, jako o zdjęciach z podroży, na których chcemy uchwycić najważniejsze chwile i które mają zapaść w pamięci naszej i naszych bliskich. Tych naprawę wyjątkowych będzie kilka i będą pokazywały szczególnie istotne przeżycia, warte uwagi miejsca oraz wybranych ludzi.

Co zatem powinny zawierać?

Mając na uwadze celowość spotkania i jego charakter, a także traktując minutki jako swoisty drogowskaz dla organizacji i ich pracowników do dalszego działania, powinny one określać i posiadać:

informację o uczestnikach spotkania, zarówno tych, którzy w nim biorą udział, jak i o tych, którzy są z różnych względów nieobecni oraz o interesariuszach, którzy powinni być poinformowani o jego przebiegu i wyniku;
datę spotkania;
cel spotkania;
agendę spotkania;
główne tematy spotkania (w formie punktów), które były faktycznie omówione. Jeśli coś jest szczególnie istotne – warto to podkreślić;
ustalone działania (actionitems) – najlepiej z wybranymi właścicielami i datami dostarczenia danego działania;
wypisane decyzje, jeśli jakiekolwiek były podjęte w trakcie spotkania;
informacje o następnym planowanym spotkaniu;

Ważnym jest, aby ustalone działania były zapisane w trybie dokonanym i wyrażały stan oraz efekt, jaki mają przynieść. Wówczas osoba, realizująca działanie, będzie miała poczucie jego celowości, a przy tym zostanie jej pozostawiona swoboda w wyborze sposobu realizacji.

Marszałek spotkania jako najważniejsza osoba na spotkaniu

Często mylnie uważa się, że osoba, której zostało zlecone zapisywanie minutek, jest na spotkaniu mało ważna. W rzeczywistości jest odwrotnie. Rolę takiej osoby można porównać do jednej z najważniejszych funkcji w państwie – marszałka sejmu. Zostaje jej bowiem powierzona rola sprawnego przeprowadzenia spotkania, które przyniesie konkretne ustalenia i które ma prowadzić do wymiernego efektu biznesowego. Taki stan zostanie osiągnięty, gdy ta osoba nakreśli główne punkty spotkania, uporządkuje dyskusję, upewni się, że każdy poruszany podczas dyskusji wątek zakończy się podsumowaniem i gdy zostanie podjęta decyzja lub akcja, jaką dany uczestnik spotkania ma zrealizować w wyznaczonym terminie. Przystępując do spotkania, osoba odpowiedzialna za minutki powinna mieć przygotowany szablon na nie oraz na samym początku sprawdzić, kto faktycznie jest na spotkaniu.

Przykładowy arkusz minutek:

Nazwa spotkania:

Data:

Uczestnicy:
Do wiadomości:

Główne tematy spotkania

Lp.	Obszar	Temat

Ustalenia oraz obszary do zaadresowania

Lp.	Obszar	Temat	Opis/Komentarz	Do kiedy?	Kto?

Odwaga i bezstronność

Minutes manager, czyli osoba robiąca minutki, powinna zdać sobie sprawę, że podczas zapisywania ustaleń, musi podchodzić do ich sporządzania bezstronnie i z dużą dawką odwagi. Jest to połowa sukcesu na dobrze przeprowadzonym posiedzeniu biznesowym. Jak zatem zdobyć się na taką odwagę? Szczególnie w przypadku, gdy minutki sporządzane są przez uczestnika nie pełniącego kierowniczej funkcji w organizacji. Otóż, jest klika sposobów. Po pierwsze, stosowanie podsumowań i parafraz wypowiedzi uczestników spotkania.

Czy dobrze zrozumiałem, że ustaliliśmy, że tematem zajmie się Jan i przygotuje na następne spotkanie analizę sprzedaży w mniejszych miastach wraz z rekomendacją działań naprawczych?
Powiedzieliśmy sobie, że rotacja pracowników w naszych placówkach jest na niezadawalających poziomie i potrzebne są działania w obszarze EmployerBrandingu. Czy mam zapisać, ze Anna wraz ze swoim działem przygotuje propozycje działań zmniejszających rotacje w naszych placówkach do 10 kwietnia?

Warto także upewnić się, że osoba, której dane zadanie zostaje przypisane, dobrze rozumie, co ma zrobić i do kiedy ma to wykonać. A także, że czuje się z tym w porządku. Gdy osoba wykonująca minutki ma poczucie, że dane zadanie jest niejako narzucone i niejasne dla wykonawcy, powinna doprecyzować je z nim w obecności uczestników spotkania.

Joanno, zrozumiałem, że na następne spotkanie masz przygotować plan sprzedażowy na listopad z rozbiciem celów sprzedażowych dla poszczególnych klientów. Czy tak zapisać tę minutkę?
Marku, czy coś stoi na przeszkodzie, abyś przygotował tę rekomendację na następne spotkanie?
Czy każdy z nas zgadza się z tym, abym zapisał, że ustaliliśmy, że plan urlopowy na pierwszą połowę 2020 roku podległych pracowników szefowie poszczególnych działów dostarczą do 10 grudnia?

Po doprecyzowaniu treści minutki osoba, którą ją sporządza może dodać i zamknąć dany temat stwierdzeniem: tak zapisuję, bądź: tak zanotowałem, możemy przejść do następnego tematu. Wówczas uczestnicy spotkania mają poczucie, że spotkanie przebiega w zorganizowany sposób.

Czasami podczas spotkania, w trakcie żywej dyskusji, pojawia się wiele wątków jednocześnie, a uczestnicy spotkania dyskutują o tematach w tzw. podgrupach. Jeżeli minutes manager widzi taką sytuację, powinien zapanować nad wdzierającym się chaosem. Może to uczynić poprzez odważne wtrącenie:

Widzę, że pojawiły się dwa tematy, o których dyskutujemy jednocześnie. Chcę to uporządkować. Michale, o czym dyskutowałeś z Markiem? Czy chcesz, abym jakiś punkt w naszych minutkach zanotował?
Zdaje się, że równocześnie Monika i Bartek rozmawiali o konieczności przeprowadzenia szkoleń dla pracowników. Proszę wprowadźcie nas w temat i postanówmy, jakie konkretne działania muszą się wydarzyć. Chcę, aby i ten punkt został ujęty w minutkach.

Aby dobrze zrobić minutki pamiętaj:

Dopytuj, jeśli nie jesteś pewny, aby główne punkty w minutkach były dla wszystkich jasne i zrozumiałe.
Postaraj się powtórzyć podjęte decyzje, aby sprawdzić, czy wszyscy rozumieją je jednakowo.
Propozycje i ostateczne decyzje powinny być zapisane słowo w słowo.
Fakty powinny być oddzielone od opinii.
Zapisy powinny zawierać najważniejsze, kluczowe ustalenia (bez dygresji, czy żartów, które padały w trakcie spotkania).
Spróbuj wyłapać najważniejsze rzeczy. Bądź selektywny. Minutki nie powinny być szczegółowym sprawozdaniem.
Minutki powinny być jasne i zrozumiałe nawet dla osoby, która nie była na spotkaniu.
Jeśli w trakcie spotkania były omawiane ważne dokumenty, warto je dołączyć do notatki lub chociaż podać link do nich.

Zamknięcie spotkania

Gdy spotkanie zmierza ku końcowi, dość powszechnym jest, że uczestnicy chcą się jak najszybciej rozejść i po usłyszeniu stwierdzenia „no to kończymy”, wychodzą. Wówczas minutes managerowi powinna zapalić się czerwona lampka i jego rolą jest domknięcie spotkania w formie odczytania minutek. Niezbędnym wówczas jest zapanowanie nad zebranymi poprzez posłużenie się przykładowym stwierdzeniem: Zanim zakończymy spotkanie, przeczytam minutki, które zanotowałem, aby upewnić się, czy nam coś nie umknęło i czy tak samo rozumiemy poszczególne punkty. Mimo, iż uczestnicy chcą już wyjść, będą wdzięczni za podsumowanie, gdyż uniknie się wtedy nieporozumień i zapewni efektywność przeprowadzonego spotkania. Zapisy powinny być zaakceptowane przez wszystkich obecnych. Na koniec trzeba ustalić i poinformować uczestników, w jaki sposób i do kiedy minutki zostaną dostarczone.

Wyślij minutki zaraz po spotkaniu

Co najważniejsze, nie należy odkładać pisania minutek na później. Trzeba sporządzić je zaraz po spotkaniu, póki jest się na bieżąco i pamięta się o wszystkim, co się stało. Potem wpadnie się w wir codziennych obowiązków, zajmie się innymi, istotnymi sprawami i pojawi problem z odtworzeniem szczegółów spotkania, które mogą okazać się ważne. Na sam koniec, należy pamiętać o wysłaniu minutek.

Zmobilizuj uczestników tuż przed kolejnym spotkaniem

Twoja rola, jako minutes managera nie kończy się na ostatnim spotkaniu. Zanim rozpocznie się kolejne, ponownie prześlij do uczestników emaila z minutkami i przypomnij, aby zastanowili się, na jakim są etapie realizacji zadań. Wprowadzi to dyscyplinę organizacyjną oraz będzie dodatkową motywacją, by ustalone zadania zostały zaadresowane jeszcze przed spotkaniem. Dobrą praktyką jest, by tuż po wysłaniu przypomnienia, podejść do każdego z uczestników spotkania lub zadzwonić i powiedzieć o wysłaniu minutki oraz o tym, które punkty dotyczą danej osoby. W ten sposób budujemy relacje poprzez bezpośredni kontakt, zyskujemy wdzięczność uczestników za przypomnienie. Pracownicy dzięki temu wykonają zadanie i unikają przy tym konsekwencji, które mogłyby wyniknąć z braku jego realizacji. Poza tym, pokazujemy swoją dojrzałość jako managera oraz to, że kontrolujemy proces biznesowy (podejmowanie decyzji).

Rozpocznij kolejne spotkanie od przejścia przez minutki

Błędnym założeniem jest, że uczestnicy poprzednich spotkań pamiętają szczegółowo, jakie decyzje podjęto. Nie tylko chodzi o czas, jaki mija pomiędzy nimi, ale przede wszystkim o nawał tematów, które pojawiają się w między czasie. Szczególnie dotyczy to managerów wyższego szczebla, którzy koordynują całościowo wiele zagadnień, często różnorodnych. Dlatego niezwykle istotnym jest, aby rozpocząć spotkanie od przejścia przez ustalenia z poprzedniego spotkania. Informacja o realizacji danego punktu może sprowadzać się do słownej informacji, że zadanie zostało zrealizowane lub powiedzenia, że dany punkt zostanie poruszony, bądź zaprezentowany w trakcie spotkania jako osobny temat. Przejście przez status minutek powinno być zwięzłe i nie zajmować więcej, niż 10 min. To ma być pewnego rodzaju drogowskaz, informacja o tym, jak realizowane są postanowienia i czy spotkania biznesowe dostarczają informacji o ustaleniach faktycznie wdrażanych w życie oraz czy panuje w firmie dyscyplina organizacyjna.